Chào mọi người, hôm nay mình muốn chia sẻ một mẹo nhỏ nhưng rất hữu ích cho những ai thường xuyên làm việc với Google Sheets, đó là cách tạo danh sách thả xuống phụ thuộc (dependent dropdown lists). Cái này cực kỳ tiện khi bạn muốn người nhập liệu chọn tỉnh/thành phố trước, sau đó danh sách quận/huyện sẽ tự động hiển thị các lựa chọn tương ứng.
Ví dụ, khi bạn chọn 'Hà Nội' ở danh sách đầu tiên, danh sách thứ hai sẽ chỉ hiện các quận của Hà Nội như 'Ba Đình', 'Hoàn Kiếm', 'Đống Đa',... chứ không hiện quận của TP.HCM.
Cách làm như sau:
- Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu
Tạo 2 bảng dữ liệu riêng biệt. Bảng đầu tiên chứa danh sách các mục chính (ví dụ: Tỉnh/Thành phố). Bảng thứ hai chứa danh sách các mục phụ thuộc, với một cột ghi rõ mục chính mà nó thuộc về (ví dụ: Tỉnh/Thành phố, Quận/Huyện). - Bước 2: Đặt tên cho phạm vi dữ liệu (Named Ranges)
Chọn danh sách các mục chính, vào Data > Named and protected ranges, đặt tên cho nó (ví dụ:DanhSachTinh).
Tiếp theo, với mỗi mục chính trong bảng phụ thuộc, bạn cần tạo một Named Range tương ứng. Ví dụ, chọn các quận của 'Hà Nội', đặt tên làHaNoi. Chọn các quận của 'TP.HCM', đặt tên làTPHCM,... Việc này có thể hơi tốn công nếu danh sách của bạn dài. - Bước 3: Tạo danh sách thả xuống đầu tiên
Chọn ô bạn muốn đặt danh sách chính, vào Data > Data validation. Chọn Criteria là List from a range và chọn phạm viDanhSachTinhbạn đã tạo ở Bước 2. - Bước 4: Tạo danh sách thả xuống phụ thuộc
Chọn ô bạn muốn đặt danh sách phụ, vào Data > Data validation. Chọn Criteria là List from a range. Tại ô nhập phạm vi, bạn nhập công thức:INDIRECT(A2)(giả sử ô chứa danh sách chính là A2).
Lưu ý: Khi bạn thay đổi lựa chọn ở ô A2, hàm INDIRECT sẽ tự động trỏ đến Named Range tương ứng (ví dụ: HaNoi, TPHCM) và hiển thị danh sách quận/huyện của tỉnh/thành phố đó.
Cách này giúp việc nhập liệu chuẩn xác và nhanh chóng hơn rất nhiều. Chúc các bạn thành công!