Chào các bác, hôm nay em muốn chia sẻ một mẹo nhỏ mà em mới khám phá ra để tự động hóa việc nhập liệu trong Google Sheets, đó là tạo danh sách thả xuống phụ thuộc (Dependent Dropdown).
Tức là, khi mình chọn một giá trị ở ô A, thì danh sách các lựa chọn ở ô B sẽ tự động thay đổi theo giá trị đã chọn ở ô A.
Ví dụ thực tế:
- Chọn Tỉnh/Thành phố ở ô A, thì danh sách Quận/Huyện ở ô B sẽ chỉ hiển thị các quận/huyện thuộc tỉnh/thành phố đó.
- Chọn Danh mục sản phẩm ở ô A, thì danh sách Loại sản phẩm ở ô B sẽ chỉ hiển thị các loại thuộc danh mục đó.
Cách làm khá đơn giản, chủ yếu dựa vào hàm INDIRECT kết hợp với Data validation.
Các bước thực hiện:
- Chuẩn bị dữ liệu:
Tạo 2 bảng dữ liệu riêng biệt.
Bảng 1: Danh sách các lựa chọn chính (ví dụ: Tỉnh/Thành phố).
Bảng 2: Danh sách các lựa chọn phụ thuộc, với mỗi tiêu đề cột là một lựa chọn chính từ Bảng 1, và các dòng dưới là các lựa chọn phụ.
Ví dụ:Tỉnh/Thành phố Miền Bắc Miền Trung Miền NamHà Nội Nam Định Quảng Bình Đà Nẵng Hồ Chí Minh Cần Thơ - Đặt tên cho phạm vi dữ liệu:
Chọn từng danh sách lựa chọn phụ (ví dụ: danh sách các quận/huyện) và đặt tên cho chúng. Tên của mỗi phạm vi phải trùng với giá trị tương ứng ở Bảng 1 (ví dụ: tên phạm vi cho các quận/huyện của Hà Nội là "Hà Nội").
Cách đặt tên: Vào Data -> Named ranges. - Thiết lập Data Validation:
Chọn ô muốn áp dụng danh sách thả xuống chính (ô A). Vào Data -> Data validation. Chọn List from a range và trỏ đến phạm vi dữ liệu của Bảng 1.
Chọn ô muốn áp dụng danh sách thả xuống phụ (ô B). Vào Data -> Data validation. Chọn List from a range và nhập công thức:=INDIRECT(A1)(với A1 là ô chứa lựa chọn chính).
Sau khi thiết lập xong, thử chọn một giá trị ở ô A, bạn sẽ thấy danh sách ở ô B thay đổi theo.
Cách này giúp giảm thiểu sai sót khi nhập liệu và làm cho bảng tính của chúng ta chuyên nghiệp hơn hẳn. Có bác nào đã áp dụng cách này chưa, hoặc có cách nào hay hơn thì chia sẻ với em nhé!