Chào mọi người, dạo gần đây mình thấy nhiều anh em trên diễn đàn hay hỏi về cách sắp xếp dữ liệu sao cho khoa học và dễ nhìn. Mình cũng từng vật lộn với mớ dữ liệu lộn xộn, nên hôm nay mình tổng hợp lại một vài cách sắp xếp (Sort) dữ liệu mà mình thấy hữu ích nhất, hy vọng sẽ giúp ích cho mọi người.
- Sắp xếp theo thứ tự A-Z hoặc Z-A: Đây là cách cơ bản nhất, áp dụng cho cả số, chữ và ngày tháng. Chỉ cần chọn vùng dữ liệu, vào tab Data, chọn Sort.
- Sắp xếp theo nhiều cột: Khi dữ liệu có nhiều tiêu chí, ta có thể sắp xếp theo cấp độ. Ví dụ, sắp xếp theo Phòng ban trước, sau đó sắp xếp theo Tên nhân viên trong từng Phòng ban. Chọn vùng dữ liệu, vào Data -> Sort, thêm các cấp độ sắp xếp (Add Level).
- Sắp xếp theo màu sắc (Fill Color/Font Color): Cái này cực kỳ hay khi bạn đã dùng màu để đánh dấu dữ liệu quan trọng. Chọn vùng dữ liệu, vào Data -> Sort, ở mục Order, chọn On Color và chọn màu bạn muốn đưa lên đầu hoặc xuống cuối.
- Sắp xếp tùy chỉnh (Custom List): Đối với những thứ tự không theo quy chuẩn A-Z hay số thứ tự, ví dụ như Thứ 2, Thứ 3, ..., Chủ Nhật hoặc các cấp bậc chức vụ. Vào Data -> Sort, ở mục Order, chọn Custom List... và tạo danh sách theo ý bạn.
- Sử dụng Filter để sắp xếp tạm thời: Đôi khi bạn chỉ cần xem nhanh theo một thứ tự nhất định mà không muốn thay đổi cấu trúc dữ liệu gốc. Dùng chức năng Filter (Data -> Filter), bạn có thể dễ dàng sắp xếp theo từng cột riêng lẻ.
Mấy cách này tuy đơn giản nhưng rất mạnh mẽ, giúp mình xử lý đống dữ liệu lớn một cách nhanh chóng. Mọi người có cách nào hay hơn thì chia sẻ thêm nhé!