Chào các bạn, hôm nay mình muốn chia sẻ một mẹo nhỏ nhưng cực kỳ hữu ích cho những ai thường xuyên phải làm việc với các bảng dữ liệu lớn trong Excel. Đó là cách tự động cập nhật phạm vi dữ liệu cho các biểu đồ hoặc công thức khi bạn thêm dữ liệu mới vào.
Chắc hẳn nhiều người trong chúng ta đã từng gặp trường hợp tạo biểu đồ xong, đến khi thêm dữ liệu mới vào cuối bảng thì biểu đồ không tự động cập nhật, hoặc phải vào chỉnh sửa thủ công rất mất thời gian. Để khắc phục điều này, chúng ta có thể sử dụng tính năng Dynamic Range (Phạm vi động).
Về cơ bản, chúng ta sẽ sử dụng hàm OFFSET kết hợp với COUNTA để tạo ra một tên gọi (Named Range) có khả năng tự co giãn theo lượng dữ liệu thực tế.
Cách thực hiện như sau:
- Vào tab Formulas, chọn Name Manager.
- Nhấn New để tạo một tên mới.
- Trong ô Name, đặt tên cho phạm vi động của bạn, ví dụ:
DuLieuBanHang. - Trong ô Refers to, nhập công thức:
=OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$A:$A),COUNTA(Sheet1!$1:$1))- Trong đó,
Sheet1!$A$1là ô bắt đầu của bảng dữ liệu của bạn. Bạn cần điều chỉnh tên sheet và địa chỉ ô cho phù hợp. - Công thức này sẽ đếm số lượng ô có dữ liệu trong cột A (
COUNTA(Sheet1!$A:$A)) để xác định số dòng, và đếm số lượng ô có dữ liệu trong dòng 1 (COUNTA(Sheet1!$1:$1)) để xác định số cột. - Sau khi tạo xong tên gọi này, bạn có thể sử dụng nó thay cho các phạm vi cố định khi tạo biểu đồ, hoặc trong các công thức khác. Ví dụ, khi tạo biểu đồ, ở phần chọn dữ liệu, bạn chỉ cần nhập tên
DuLieuBanHangvào.
Với cách này, mỗi khi bạn thêm dòng hoặc cột dữ liệu mới vào, biểu đồ hoặc công thức của bạn sẽ tự động nhận diện và cập nhật mà không cần thao tác thủ công.
Hy vọng chia sẻ này hữu ích với mọi người!