Chào các bạn, mình là dân kế toán văn phòng, ngày nào cũng vật lộn với đống số liệu báo cáo nội bộ. Gần đây, mình mới mày mò và thấy PivotTable của Excel thực sự là 'vị cứu tinh' cho công việc này. Thay vì phải lọc, copy, paste rồi dùng SUMIFS mệt mỏi, giờ đây mình chỉ cần vài cú click là có ngay báo cáo theo yêu cầu.
Ví dụ, mình có một file excel chứa các giao dịch chi tiết của nhiều phòng ban trong công ty, bao gồm: Ngày, Phòng ban, Khoản mục chi phí, Số tiền. Công việc là làm sao để tổng hợp chi phí theo từng phòng ban, từng khoản mục chi phí cho báo cáo tháng.
Trước đây, mình hay dùng công thức như thế này:
=SUMIFS(SoTien, PhongBan, "Phòng A", KhoanMucChiPhi, "Chi phí văn phòng")Cách này ổn với ít dữ liệu, nhưng khi số lượng giao dịch lên đến hàng ngàn, hàng chục ngàn thì rất chậm và dễ sai sót khi sửa đổi yêu cầu báo cáo.
Với PivotTable, mình làm như sau:
- Chọn vùng dữ liệu.
- Insert -> PivotTable.
- Kéo Phòng ban vào phần Rows.
- Kéo Khoản mục chi phí vào phần Columns.
- Kéo Số tiền vào phần Values (đảm bảo là Sum of Số tiền).
Thế là xong! Báo cáo tổng hợp chi phí theo phòng ban và khoản mục hiện ra ngay lập tức. Nếu sếp yêu cầu xem chi tiết theo từng tháng thì chỉ cần kéo thêm trường Ngày (Excel tự nhóm theo tháng, quý, năm) vào phần Rows hoặc Columns. Rất linh hoạt và nhanh chóng.
Bạn nào còn đang vất vả với báo cáo nội bộ, thử áp dụng PivotTable xem sao nhé. Đảm bảo sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian!