Xử lý tình huống dữ liệu kế toán bị sai số thứ tự khi in báo cáo Excel

Chào mọi người, mình là dân kế toán mới vào nghề, có một vấn đề nhỏ muốn nhờ các anh chị em trong diễn đàn tư vấn.

Dạo này mình đang tập làm quen với việc xuất báo cáo ra file Excel để gửi sếp. Tuy nhiên, khi mình sắp xếp dữ liệu theo một tiêu chí nào đó (ví dụ: theo ngày phát sinh, theo mã tài khoản), thì cái cột số thứ tự (STT) nó bị nhảy lung tung, không còn đúng thứ tự 1, 2, 3,... nữa. Điều này làm báo cáo nhìn rất khó chịu và thiếu chuyên nghiệp.

Mình đã thử dùng các cách như autofill số thứ tự lại nhưng mỗi lần sắp xếp là lại phải làm lại, rất mất thời gian. Có anh chị nào có kinh nghiệm xử lý vụ này bằng công thức hoặc cách nào đó mà khi mình sắp xếp lại dữ liệu thì số thứ tự nó tự động cập nhật theo không ạ?

Ví dụ, mình có bảng dữ liệu thế này:

Mã NV | Họ Tên | Lương
NV002 | Trần Văn A | 10,000,000
NV001 | Lê Thị B | 12,000,000
NV003 | Phạm Văn C | 9,000,000

Sau khi sắp xếp theo Mã NV, mình muốn nó ra thế này:

STT | Mã NV | Họ Tên | Lương
1 | NV001 | Lê Thị B | 12,000,000
2 | NV002 | Trần Văn A | 10,000,000
3 | NV003 | Phạm Văn C | 9,000,000

Mình đang dùng hàm gì đó mà không bị mất số thứ tự khi sắp xếp. Mong nhận được sự giúp đỡ ạ. Xin cảm ơn!

Chào bạn, tình huống này mình gặp hoài luôn! Để khắc phục cột STT bị nhảy lung tung khi sắp xếp, bạn thử dùng hàm SUBTOTAL kết hợp với ROW() xem sao.

Công thức sẽ là:

=SUBTOTAL(3, ...):ROW(A1)-ROW(A$1)+1

Trong đó, bạn thay ... bằng địa chỉ của một ô bất kỳ trong cột dữ liệu chính mà bạn muốn đếm. Hàm SUBTOTAL(3, ...) sẽ đếm các ô hiển thị (sau khi lọc/sắp xếp), còn phần ROW() sẽ giúp tạo ra chuỗi số thứ tự liên tục.

Cách này vừa giữ được STT đúng thứ tự sau khi sắp xếp, vừa tự động cập nhật khi bạn lọc dữ liệu.